Výzva

Girl Scouts of Japan je celonárodná organizácia pozostávajúca zo 47 miestnych rád a 40 000 členiek. Je členom spoločenstva World Association of Girl Guides and Girl Scouts, ktoré je najväčším dobrovoľníckym hnutím venujúcim sa dievčatám a mladým ženám. Organizácia Girl Scouts podporuje dievčatá a mladé ženy, aby plne rozvinuli svoje schopnosti prostredníctvom neformálneho vzdelávania.

Najväčšou výzvou celonárodnej organizácie Girl Scouts of Japan bolo udržať zreteľnú komunikáciu medzi členkami. Keďže spája množstvo skupín a členiek rôznych vekových kategórií, potrebovala efektívny a bezpečný obchodný systém, ktorý by zaistil zosúladenie všetkých skupín a zabezpečenie osobných informácií o neplnoletých. Zastrešuje miestne rady, takže jej archívy obsahujú osobné informácie o dievčatách a mladých ženách v jednotlivých skupinách a radách, ako aj o dospelých, ktorí pôsobia ako ich vedúci. Vzhľadom na to, že je rozmiestnená po celej krajine, dôležité je monitorovanie a vyhodnocovanie efektívnosti aktivít. Vedúci skupín a miestne rady hlásia organizácii Girl Scouts of Japan informácie o účasti, intervaloch konania udalostí a ďalších metrikách týkajúcich sa poskytovanej pomoci, aby zostala čo najefektívnejšia. Organizácia má obmedzené zdroje, takže potrebovala riešenie, ktoré mohla ľahko implementovať na celoštátnej úrovni vo všetkých rozdielnych miestnych radách.

Príbeh

V duchu organizácie Girl Scouts, ktorý spočíva v odhaľovaní nových možnosti bez strachu, integrovala organizácia Girl Scouts of Japan súpravu služieb programu Google pre neziskové organizácie na zvýšenie efektívnosti v jej mnohých miestnych radách a skupinách. Najprv začala pomocou služby Google Workspace zosúlaďovať obchodné činnosti miestnych rád. Vložila do svojho webu formuláre, takže môže poskytovať programy elektronického vzdelávania prostredníctvom Formulárov Google všetkým svojim členkám. Program elektronického vzdelávania umožnil väčšiemu počtu členiek vzdelať sa v skautingu a schopnostiach potrebných na rozvoj líderských schopností. Program Girl Scouts existuje viac ako storočie, ale organizácia Girl Scouts of Japan svoju prácu zmodernizovala pomocou kvízov vo Formulároch Google, čím pomohla dievčatám a mladým ženám zlepšiť svoje schopnosti a zručnosti, ako aj získať odznaky od miestnych rád po celej krajine.

Organizácia Girl Scouts of Japan má personál s rôznymi úrovňami technických znalostí. Produkty, ako napríklad Formuláre a Tabuľky, jej pomáhajú ľahko zdieľať informácie a získavať súhrnné dáta bez ručného zadávania. Zastrešuje miestne rady, takže Google Workspace jej umožňuje zdieľať dokumenty len s tými používateľmi, ktorí majú mať prístup k jednotlivým miestnym pobočkám, čím poskytuje lepšiu ochranu súkromia. Súbory sa dajú zdieľať medzi miestnymi radami, takže každá skupina sa môže podeliť o osvedčené postupy, aktivity na posilnenie tímovej spolupráce a ďalšie činnosti na podporu svojej činnosti. Gmail pomohol organizácii zbaviť sa prostredníctvom nastavení ochrany súkromia od Googlu obáv zo spamovej pošty, malvéru a ďalších problémov súvisiacich so zabezpečením. Vďaka Webom Google môžu rôzne miestne rady a členky získať prístup k relevantným informáciám, ako sú školenia a príručky pre vedúcich skupiny. Táto služba umožňuje rýchlo zdieľať aktualizácie a informácie v reálnom čase medzi miestnymi radami a členkami podporovanými organizáciou Girl Scouts of Japan.

Produkty programu Google pre neziskové organizácie nielenže viedli k zlepšeniu internej obchodnej činnosti, ale nedávno ich začala organizácia Girl Scouts of Japan využívať aj na oslovenie nečlenov a komunikáciu s nimi. Pomocou programu Ad Grants a služby YouTube aktívne buduje svoju prítomnosť na internete s cieľom získať nové členky a podeliť sa o svoju fantastickú prácu a udalosti v jednotlivých pôsobiskách. Videá YouTube pomáhajú názorne propagovať prácu, ktorú táto organizácia robí s cieľom podporovať dievčatá a mladé ženy, ako aj aktivity na posilnenie tímovej spolupráce, karaoke skladby a miestne letné tábory.

Na zdieľanie informácií a v konečnom dôsledku na zvýšenie počtu účastníčok udalostí používa Mapy Google, ktoré pomáhajú nečlenkám zaujímajúcim sa o skauting ľahko nájsť udalosti konajúce sa po celom Japonsku. Využíva aj rozhrania Google Maps API dostupné prostredníctvom programu Earth Outreach na globálne zviditeľnenie svojej pomoci aktuálnym členkám, ako aj potenciálnym budúcim členkám. Kombináciou rozhraní Google Maps API a služby YouTube vytvorila virtuálnu prehliadku piatich centier organizácie Girl Scouts po celom svete. Podporuje to globálny rozmer a členky sa cítia byť súčasťou väčšej globálnej komunity.

Nástroje programu Google pre neziskové organizácie pomáhajú organizácii Girl Scouts of Japan efektívne viesť programy, ale aj názorne predstaviť vlastnú dôležitú činnosť zameranú na motiváciu a podporu dievčat a mladých žien.

Rumiko Meguro, ústredie organizácie GSJ, tím oddelenia styku s verejnosťou a organizovania finančných zbierok

Vplyv

Vo veľkej celonárodnej organizácii je rozšírenie činnosti nevyhnutným predpokladom úspechu. Jej program elektronického vzdelávania, obsah založený na Formulári Google, umožnil vyškoliť viac ako 7 000 členiek v rôznych oblastiach od dievčenského skautingu až po životné zručnosti. Z finančného hľadiska poskytla služba Google Workspace kvalitnejšie bezpečnostné systémy, ktoré sa dajú ľahko implementovať na viacerých miestach.

Používaním služby Google Workspace výrazne zlepšila svoju prevádzkovú efektívnosť. Predtým niektorí členovia personálu čiastočne používali služby Googlu, ale služba Google Workspace nebola ešte nainštalovaná v celej organizácii. Museli preto viesť viacero e‑mailových účtov, čo znamenalo možné bezpečnostné riziká. Keď organizácia prešla na Google Workspace, členovia personálu získali jeden účet pre všetky pracovné potreby, ktorý mohli používať kdekoľvek, čím sa odstránilo riziko straty dokumentov zamestnanca, ktorý odišiel. Google Workspace jej umožňuje spravovať používateľov centrálne rýchlou a efektívnou aktualizáciou svojho početného personálu. Predtým musel pracovník poverený správou informačného a komunikačného technologického systému organizácie požiadať o zmenu účtu (napríklad o pridanie nových členov alebo odstránenie účtu bývalého zamestnanca) prostredníctvom tabuľky odoslanej externému dodávateľovi. Organizácia teraz môže ušetriť čas pri výkone základných činností a venovať ho svojmu rozvoju s cieľom osloviť ešte viac dievčat a mladých žien a pokračovať tak v práci v rámci svojho programu.

Nástroje programu Google pre neziskové organizácie tiež rozšírili viditeľnosť tejto organizácie a jej úsilie podporovať dievčatá, mladé ženy a ich rozvoj. Predtým uvádzali svoje udalosti na stránke webu – v dlhom zozname desiatok udalostí, ktorým sa museli účastníčky preklikať. Pomocou Máp Google dokázali vložiť na web mapu a aktualizovať udalosti v reálnom čase. Všetky udalosti sú farebne odlíšené podľa mesiaca alebo témy (napríklad Deň organizácie Girl Scouts), aby pomohli záujemkyniam o skauting rýchlo nájsť miestne udalosti, ktorých sa môžu zúčastniť. Integrovaním udalostí v Mapách Google a zobrazením ich polohy zvýšili účasť udalostí tým, že informácie o nich videlo viac ako 18 000 ľudí. Potenciálne členky už nemusia vyhľadávať najbližšie stretnutie. Stačí rozbaliť mapu a nájsť príležitosť pripojiť sa k ostatným.

Nevyhnutným predpokladom úspechu organizácie Girl Scouts of Japan je zdieľanie informácií o vlastnej dôležitej činnosti a názorná propagácia jej pomoci dievčatám a mladým ženám. Program Ad Grants zlepšil jej prítomnosť na internete, priviedol mesačne viac ako 3 000 návštevníkov na jej web, čím sa návštevnosť zvýšila o 500 % iba za dva mesiace. Pre globálne kampane, ako napríklad Stop the Violence (Stop násiliu), vytvorila reklamy propagujúce rovnosť pohlaví a ochranu pred násilím. Zvýšila tým o nich povedomie v Japonsku a mediálne ich zviditeľnila. Jej kanál YouTube obsahuje zoznam skladieb, v ktorom sa členky organizácie Girl Scouts hrajú riekanku I’ll Think of You napísanú Kurtom Schneiderom v rámci aktivity na posilnenie tímovej spolupráce. Mnoho miestnych rád a skupín poskytlo videá – zatiaľ 43 príspevkov. Ukazujú príklady aktivít organizácie Girl Scouts a tiež nabádajú nové členky k návšteve webu prostredníctvom kariet a anotácií. Niektoré videá získali viac ako 20 000 zhliadnutí, takže služba YouTube je hnacou silou pri propagácii práce tejto organizácie podporujúcej dievčatá a mladé ženy.

Girl Scouts of Japan má desiatky programov – od programu zameraného na sebavedomie rozvinutého v spolupráci s organizáciami WAGGGS a DOVE, cez kampaň Stop the Violence (Stop násiliu) na podporu boja proti násiliu páchanému na ženách, až po rôzne tábory a udalosti po celej krajine. Nástroje programu Google pre neziskové organizácie pomáhajú nielen efektívne viesť programy, ale aj názorne propagovať vlastnú dôležitú činnosť zameranú na motiváciu a podporu dievčat a mladých žien.